Engagement de confidentialité

L'éditeur et le Client

Ensable OS est édité conjointement par deux entrepreneurs individuels, co-traitants, ci-après ensemble « Ensable » :

Le « Client » est toute entreprise, association ou personne exerçant une activité professionnelle qui crée un espace Ensable OS, souscrit un abonnement ou fait réaliser un audit. Ensable et le Client sont ensemble « les Parties », et chacun « une Partie ».

Article 1 — Objet et acceptation

Ensable édite Ensable OS, un logiciel d'agents d'intelligence artificielle et d'automatisations pour les entreprises. Les Parties échangent des informations en vue d'une ou plusieurs des opérations suivantes (ci-après « le Projet ») :

• un audit des processus du Client et des tâches qui peuvent être automatisées ;
• une démonstration ou un essai d'Ensable OS ;
• la mise en place, le paramétrage et l'exploitation d'Ensable OS pour le Client.

Le présent engagement fixe les conditions dans lesquelles chaque Partie protège les informations confidentielles que l'autre lui communique. Il complète les Conditions générales d'utilisation et de vente et la Politique de confidentialité d'Ensable OS.

Le Client l'accepte en cochant la case prévue à la création de son espace et à la souscription de son abonnement. Ensable conserve la date, l'heure et la version acceptées. Pour un audit ou une démonstration sans création d'espace, l'acceptation peut se faire par écrit, y compris par email. L'engagement couvre aussi les échanges antérieurs à son acceptation, et n'oblige aucune Partie à conclure un abonnement.

Article 2 — Informations confidentielles

Sont confidentielles toutes les informations, quel qu'en soit le support (écrit, oral, numérique, accès à un logiciel), communiquées par une Partie (« la Partie émettrice ») à l'autre (« la Partie réceptrice ») dans le cadre du Projet, notamment :

• côté Client : son organisation, ses processus, ses fichiers clients et fournisseurs, ses tarifs, ses données commerciales et financières, ses conversations, ses identifiants et accès aux logiciels qu'il utilise ;
• côté Ensable : le fonctionnement d'Ensable OS, ses consignes d'agents, ses automatisations, son code, sa feuille de route, ses tarifs et ses conditions commerciales ;
• pour les deux : le contenu des échanges, des comptes rendus et des livrables de l'audit.

Ne sont pas confidentielles les informations dont la Partie réceptrice prouve :

1. qu'elles étaient publiques au moment de leur communication, ou le sont devenues sans faute de sa part ;
2. qu'elle les connaissait légitimement avant leur communication ;
3. qu'elle les a reçues légitimement d'un tiers non tenu au secret ;
4. qu'elle les a développées seule, sans utiliser les informations de l'autre Partie.

Une Partie obligée par la loi ou par une autorité de divulguer une information confidentielle ne communique que ce qui est exigé, et prévient l'autre Partie au préalable lorsque la loi le permet.

Article 3 — Obligations des Parties

La Partie réceptrice s'engage à :

1. utiliser les informations confidentielles uniquement pour le Projet ;
2. ne pas les communiquer à un tiers sans l'accord écrit de la Partie émettrice, sauf dans les cas prévus aux articles 2 et 4 ;
3. ne les transmettre en interne qu'aux personnes qui en ont besoin pour le Projet (salariés, associés, conseils), informées de leur caractère confidentiel et tenues par une obligation de secret au moins équivalente ;
4. les protéger avec le même soin que ses propres informations confidentielles, et au minimum avec des mesures raisonnables : accès nominatifs, mots de passe, chiffrement des accès confiés ;
5. ne pas les copier au-delà de ce que le Projet exige ;
6. prévenir l'autre Partie sans délai, et au plus tard sous 48 heures, de toute perte, divulgation ou accès non autorisé dont elle a connaissance.

Chaque Partie répond du respect de ces obligations par les personnes à qui elle a transmis les informations.

Ensable s'engage en outre à ne pas utiliser les données du Client pour d'autres clients, ni à citer le Client comme référence sans son accord écrit.

Article 4 — Prestataires techniques et intelligence artificielle

Pour faire fonctionner Ensable OS, Ensable confie certaines informations à des prestataires techniques, uniquement pour fournir le service et sous des obligations de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes à celles du présent engagement. Le Client l'accepte en acceptant le présent engagement.

Ensable tient à jour la liste complète de ses prestataires et la communique au Client sur simple demande. Elle informe le Client de tout nouveau prestataire qui traiterait ses informations.

Les informations du Client transmises au modèle d'intelligence artificielle :

• servent uniquement à produire les réponses et actions demandées par le Client ;
• ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle, ni par Ensable ni par son prestataire ;
• sont effacées par le prestataire dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale.

Les accès que le Client confie à Ensable OS (messagerie, agenda, logiciels métier) sont chiffrés, limités aux droits demandés et révocables à tout moment par le Client.

Article 5 — Données personnelles

Lorsque les informations confidentielles contiennent des données personnelles (clients, salariés, contacts du Client), le Client est responsable du traitement et Ensable agit comme sous-traitant, au sens du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Ensable traite ces données uniquement sur instruction du Client et pour le Projet. Elle aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement) et lui signale toute violation de données dans les 48 heures après en avoir eu connaissance.

Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

La mise en place d'Ensable OS donne lieu à un accord de sous-traitance distinct, conforme à l'article 28 du RGPD, qui précise ces engagements.

Article 6 — Propriété, restitution et destruction

Les informations confidentielles restent la propriété de la Partie émettrice. Leur communication ne confère aucune licence ni aucun droit de propriété intellectuelle à la Partie réceptrice. Le Client reste propriétaire de ses données ; Ensable reste propriétaire d'Ensable OS et de ses méthodes.

À la demande de la Partie émettrice, et au plus tard 30 jours après la fin du Projet, la Partie réceptrice restitue ou détruit les informations confidentielles et leurs copies, puis confirme par écrit la destruction. Le Client peut à tout moment exporter puis supprimer ses données depuis les paramètres de son espace Ensable OS.

Restent conservées les seules copies qu'une obligation légale impose de garder (comptabilité, facturation), sous la même obligation de confidentialité.

Article 7 — Durée, manquement et litiges

Durée. Le présent engagement prend effet à son acceptation et s'applique pendant toute la relation entre les Parties. Les obligations de confidentialité restent en vigueur cinq (5) ans après la fin de cette relation. Pour les identifiants et accès, elles valent sans limite de durée.

Évolution. Ensable peut faire évoluer le présent engagement. Toute nouvelle version est notifiée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et doit être acceptée pour continuer d'utiliser le service. La version acceptée reste applicable aux informations échangées sous son empire.

Manquement. Toute violation du présent engagement engage la responsabilité de la Partie fautive pour le préjudice subi par l'autre Partie. La Partie lésée peut en outre demander en justice toute mesure qui fait cesser la divulgation.

Indépendance. Si une clause est jugée nulle, les autres restent applicables. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

Droit applicable et litiges. Le présent engagement est soumis au droit français. Les Parties cherchent d'abord une solution amiable pendant 30 jours. À défaut, le litige relève des tribunaux compétents du ressort de la cour d'appel de Bordeaux.